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SECUBASE von Kreutzer Dienstleistung GmbH

Kritische Dokumentenprozesse: Papier · Portal · Archiv · KI-gestützte Services

Kritische Dokumente raus. Sicher. Nachweisbar. Ohne IT-Großprojekt.

SECUBASE ist die Dokumentenservice-Zentrale von Kreutzer. Wir übernehmen die Verarbeitung und Zustellung Ihrer Dokumente, die Bereitstellung im Portal sowie die Anbindung an Ihr Archiv – inklusive nachvollziehbarer Nachweise.
So werden Dokumentenprozesse beherrschbar, die intern zu viel Aufwand, Risiko und Abstimmung verursachen.

Was SECUBASE übernimmt

    • Dokumente aus Fachsystemen übernehmen und verarbeiten

    • Postalische und digitale Zustellwege flexibel kombinieren

    • Rückläufer, Fehlerlisten und Versandstatus transparent machen

    • Archivanschluss und Nachweise in den Prozess einbinden

    • KI-gestützte Services für Suche, Vorgangsmappen und Datenpflege vorbereiten

    DAS PROBLEM

    Nicht das Dokument ist das Problem. Der Weg danach ist es.

    Nach der Erstellung beginnt die eigentliche Arbeit: Daten prüfen und exportieren, den richtigen Versandweg wählen, Papier- und Portalprozesse steuern, Rückläufer bearbeiten, Nachweise dokumentieren und Unterlagen archivieren.

    Interne Poststellen geraten bei Versandwellen unter Druck.

    Portale erreichen nicht alle Empfänger und decken nicht jeden Sonderfall ab.

    ERP- und DMS-Projekte dauern länger als der operative Bedarf.

    Der Versand sensibler Dokumente als einfaches PDF-Mailing erfüllt häufig nicht die Anforderungen an Sicherheit und Nachweisbarkeit.

    Nachweise, Rückläufer und Archivübergaben bleiben verstreut.

    Lettershop allein reicht nicht. Portal allein reicht nicht. DMS allein reicht nicht.

    Einzellösungen lösen Einzelteile.
    SECUBASE verbindet den ganzen Ablauf zwischen Fachsystem, Fachbereich, Empfänger und Nachweis.

    NEUER WEG

    Ein Dienstleister.
    Ein Ablauf.
    Ein nachvollziehbarer Dokumentenprozess.

    SECUBASE bündelt Verarbeitung, postalische und digitale Zustellung, Rückmeldungen, Nachweise und Archivübergabe in einem durchgängigen Prozess. Der Kunde muss nicht mehrere Kanäle, Dienstleister und Sonderwege koordinieren.

    1

    Dokumentenprozess auswählen

    Zum Beispiel Betriebskosten, UVI, Lohnabrechnung oder Gebührenbescheid.

    2

    Daten und Versandweg klären

    Welche Daten liegen vor, welcher Zustellweg wird genutzt und welche Freigaben sind erforderlich?

    3

    Testlauf durchführen

    Verarbeitung, Ausgabe, Portal, Archiv und Rückmeldungen werden geprüft.

    4

    Versandprozess betreiben

    SECUBASE übernimmt die Verarbeitung und Zustellung, dokumentiert den Prozess und steuert Rückläufer nach definierten Regeln.

    LÖSUNGEN

    SECUBASE ersetzt keinen Prozess. SECUBASE nimmt Ihnen den kritischen Teil ab.

    Ihre Fachsysteme liefern Daten und Dokumente. SECUBASE macht daraus einen produktiven Ablauf: prüfen, verarbeiten, zustellen, zurückmelden, archivieren und nachweisen.

    Papierversand

    Druck, Kuvertierung und Versand für Serienläufe und Tagespost – kontrolliert und dokumentiert.

    Portalzustellung

    Dokumente digital bereitstellen, ohne bestehende Papierprozesse sofort ablösen zu müssen.

    Archivanschluss

    Versand und digitale Bereitstellung nachvollziehbar in bestehende Archivprozesse integrieren.

    Tagespost

    Laufende Dokumente aus Fachbereichen übernehmen und sicher an Empfänger zustellen.

    E-Rechnung

    E-Rechnungen empfangen, bereitstellen, verarbeiten, archivieren und an Bestandssysteme übergeben.

    KI-Servicebereiche

    SECUBASE verbindet Papier- und Portalzustellung, sicheren Datentransfer, Tagespost, Archivierung, E-Rechnung und KI-gestützte Services zu einem durchgängigen Prozess.

    30-TAGE-NUTZEN

    In 30 Tagen vom Klärungsgespräch zum ersten produktiven Dokumentenlauf.

    Voraussetzung dafür sind geklärte Datenquellen, Zustellwege und Freigaben. Sind diese vorhanden, können viele SECUBASE-Prozesse innerhalb von 30 Tagen produktiv starten.

    ZIELGRUPPEN

    Für Organisationen, bei denen Dokumente Fristen, Daten und Verantwortung tragen.

    Wohnungswirtschaft, HR, Abfallwirtschaft und Behörden nutzen SECUBASE dort, wo Papier, Portal, Archiv, Rückläufer und Nachweise zusammenkommen.

    Schwerpunktmarkt

    Wohnungswirtschaft

    Betriebskosten, UVI, Dividenden, Wohnungsprämien, Tagespost und Mitgliederanschreiben sicher steuern.

    Starker Bestand

    HR im Gesundheitswesen

    Personaldokumente für Kliniken und medizinische Träger digital, postalisch oder hybrid zustellen.

    Skalierbar

    HR in Handel & Industrie

    Lohn- und Gehaltsunterlagen, Personalpost, Portalzustellung und postalische Zustellung ohne digitale Zustellmöglichkeit.

    Kommunal

    Abfallwirtschaft

    Gebührenbescheide, Bürgerinformationen, Abfallkalender, Portalprozesse und Archivanschluss.

    Verwaltung

    Behörden

    Bescheide und Bürgerpost sicher zustellen, ohne Fachverfahren komplett neu aufzusetzen.

    Finanzwesen

    E-Rechnung

    Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Sichtbarkeit, Archivanschluss und Übergabe an Bestandssysteme.

    EINSTIEGSANGEBOTE

    Kein Baukasten, den Sie selbst zusammensetzen müssen. Sondern ein klar definierter Startprozess.

    Jedes Angebot beginnt mit einem konkreten Dokumentenprozess: Betriebskosten, UVI, Personalpost,
    Gebührenbescheide, Tagespost oder E-Rechnung.

    Wohnungswirtschaft

    Betriebskostenabrechnungen, UVI, Dividendeninformationen, Wohnungsprämien und Mitgliederpost kontrolliert in großen Versandläufen verarbeiten.

    • Datenübernahme aus vorhandenen Quellen

    • Papier, Portal und Archivanschluss

    • Rückläufer- und Fehlerlisten

    • Versand- und Bereitstellungsprotokolle

    HR-Post

    Personaldokumente, Lohn- und Gehaltsunterlagen digital, postalisch oder hybrid zustellen.

    • Portalzustellung für aktive Mitarbeitende

    • Postalische Zustellung bei Bedarf

    • Sichere Datenübertragung

    • Archivanschluss und Nachweise

    Abfallwirtschaft

    Gebührenbescheide, Bürgerinformationen und Abfallkalender sicher zustellen und bereitstellen.

    • Bescheid- und Serienversand

    • Digitale Bereitstellung im Bürgerportal mit postalischer Alternative

    • Tagespost für kommunale Abläufe

    • Protokolle und Archivübergabe

    REFERENZEN - SECUBASE im Einsatz

    Komplexe Dokumentenprozesse brauchen Lösungen, die sich im Alltag bewähren.

    Beispiele aus Wohnungswirtschaft und Gesundheitswesen zeigen, wie SECUBASE unterschiedliche Anforderungen sicher und nachvollziehbar abbildet.

    Neue Lübecker: komplexe Dokumentenprozesse in der Wohnungswirtschaft

    Von Betriebskosten und Mitgliederkommunikation bis zu Tagespost und Sonderläufen: SECUBASE unterstützt unterschiedliche Dokumentenprozesse innerhalb einer gewachsenen genossenschaftlichen Struktur.

    Portalzustellung

    Tagespost und Serienversand

    Skalierbare Prozesse

    BG Kliniken: sichere HR-Dokumentenprozesse für sensible Personaldaten

    SECUBASE unterstützt die sichere Zustellung von Personaldokumenten in komplexen Organisationsstrukturen – digital, postalisch und hybrid.

    Hybride Zustellung

    Sensible Personaldaten

    Sichere Prozesse

    SICHERHEIT UND BETRIEB

    Sensible Dokumente brauchen Kontrolle. Nicht Improvisation.

    SECUBASE folgt klar definierten Datenwegen und Freigaben, dokumentiert Prozessschritte und Rückmeldungen und bindet die Archivübergabe nachvollziehbar ein. So bleibt der gesamte Prozess prüfbar.

    Definierte Datenwege

    Rollen und Freigaben

    Protokolle und Nachweise

    Archivanschluss

    Portalzustellung

    Papier-Zustellung

    Rückläuferbearbeitung

    KI-gestützte Suche

    Welcher Dokumentenprozess kostet Sie heute am meisten Zeit?

    Gemeinsam prüfen wir, wie sich dieser Prozess mit SECUBASE vereinfachen lässt – von Papier und Portal bis zu Archiv und Nachweis. Der Einstieg erfolgt über ein klar definiertes Startprojekt.“

    SECUBASE von Kreutzer Dienstleistung GmbH
    Dokumentenservice-Zentrale für kritische Dokumentenprozesse