SECUBASE ersetzt Ihr HR-System nicht. Der Einstieg erfolgt über vorhandene Daten und einen definierten Übergabepunkt. Kreutzer betreibt den nachgelagerten Dokumentenprozess.
SECUBASE FÜR KLINIKEN UND MEDIZINISCHE EINRICHTUNGEN
Personaldokumente sicher zustellen – auch wenn Klinikstrukturen komplex sind.
SECUBASE übernimmt den kritischen HR-Dokumentenprozess zwischen Ihrem HR-System, der Personalabteilung, den Mitarbeitenden und dem Nachweis: digital, postalisch oder hybrid. Bestehende Fachsysteme bleiben führend.
Kreutzer bleibt Betreiber und Vertrauensanker. SECUBASE ist die Dokumentenservice-Zentrale für den betriebenen Prozess.
Was SECUBASE übernimmt
Sichere Übernahme vorhandener HR-Daten und Dokumente
Zuordnung und Zusammenführung je Mitarbeitendem
Digitale, postalische oder hybride Zustellung
Papier-Fallback für Mitarbeitende ohne Portalnutzung
Reports, Logdaten und nachvollziehbare Prozessnachweise
Optionaler Anschluss weiterer Personaldokumente und Archive
Der Engpass beginnt oft nach der Entgeltabrechnung.
Die Dokumente entstehen im HR-System. Danach folgen sichere Übergabe, Zuordnung, Versandkanal, Sondergruppen, Rückfragen, Nachweise und Kostenkontrolle. Genau dieser nachgelagerte Prozess bindet HR, IT und Poststelle.
Hohe Mengen, feste Zeitfenster
Lohn- und Personaldokumente müssen pünktlich und korrekt bereitstehen. In Klinikverbünden kommen mehrere Standorte, Gesellschaften, Buchungskreise oder Empfängergruppen hinzu.
Sensible Daten, wenig Fehlertoleranz
Fehler bei Zuordnung, Übertragung oder Zustellung erzeugen Rückfragen, Eskalationen und unnötigen Rechtfertigungsdruck in HR, Datenschutz und Geschäftsführung.
Knappes Personal, knappe IT-Ressourcen
Ein neues System mit lokaler Installation, Schulungsaufwand und zusätzlichem Betrieb ist häufig keine realistische Option. Der Prozess muss entlasten, nicht eine weitere Baustelle eröffnen.
DIE LÖSUNGSKATEGORIE
Keine weitere HR-Software. Ein betriebener Dokumentenprozess.
SECUBASE schließt die operative Lücke zwischen Fachsystem, HR-Team, Mitarbeitenden, Zustellkanal und Nachweis. Ihre vorhandenen Systeme bleiben führend. Kreutzer übernimmt den definierten Prozess danach.
SECUBASE ist nicht:
nur ein Portal
nur ein Druck- oder Kuvertierservice
ein neues führendes HR-System
ein DMS, das Ihr bestehendes Archiv ersetzt
ein IT-Großprojekt ohne klaren Startpunkt
Diese HR-Dokumentenprozesse kann SECUBASE übernehmen.
Der Einstieg erfolgt über einen konkreten Prozess. Weitere Dokumentarten und Kanäle werden erst ergänzt, wenn der erste Ablauf stabil funktioniert.
1
Lohn- und Gehaltsunterlagen
Verdienstabrechnungen und zugehörige Dokumente werden sicher übernommen, je Mitarbeitendem zugeordnet und über den vorgesehenen Kanal zugestellt.
Digital, postalisch oder hybrid
2
Weitere Personaldokumente
SV-Meldungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Sonderschreiben und weitere freigegebene HR-Dokumente können in denselben Monatslauf eingeordnet werden.
Weniger Einzelwege und Doppelarbeit
3
Portal und Papier-Fallback
Mitarbeitende mit Portalzugang erhalten Dokumente digital. Für andere Gruppen bleibt die postalische Zustellung als stabiler Fallback bestehen.
Kein Digitalzwang für die Belegschaft
4
Standort- und Kliniklogik
Direktversand an Mitarbeitende oder standortbezogener Sammel- und Paketversand können nach definierter Empfängerstruktur gesteuert werden.
Geeignet für verteilte Klinikstrukturen
5
Reports und Nachweise
Kein Blackbox-Versand
6
Archivanschluss und Ausbau
Der Prozess kann nach dem stabilen Start um Archivübergaben, zusätzliche Dokumentarten oder weitere digitale Zustellwege ergänzt werden.
Schrittweise statt alles auf einmal
Vom Prozesscheck zum ersten
produktiven Lauf.
Der Start wird nicht als offenes Softwareprojekt organisiert, sondern als klar abgegrenzter Dokumentenprozess mit Daten, Versandwegen, Verantwortlichkeiten, Tests und Freigaben.
1
Prozess prüfen
Dokumentarten, Mengen, Datenquelle, Empfängergruppen, Versandkanäle und notwendige Nachweise werden gemeinsam geklärt.
2
Übergabe einrichten
3
Testlauf freigeben
4
Produktiv betreiben
Kreutzer übernimmt den wiederkehrenden Lauf. HR behält die fachliche Verantwortung für Inhalte, Freigaben und Sonderfälle.
Viele SECUBASE-Prozesse lassen sich innerhalb von 30 Tagen starten, wenn Daten, Versandwege und Freigaben geklärt sind.
Zwei Klinikreferenzen. Zwei
unterschiedliche Ausgangslagen.
BG Kliniken
HR-Dokumentenoutput im Klinikverbund
21
Kliniken und Einrichtungen
21.000
Abrechnungen monatlich
100.000
Blatt pro Monat
Seit 2019 im laufenden Betrieb
Zwei monatliche Läufe
Personalnummernbasierte Zusammenführung mehrerer Dokumentarten
DPAG-Direktversand und standortbezogener Paketversand
Praxislaufzeit aktuell etwa 2,5 Tage bei vertraglichem Zeitfenster von 5 bis 6 Tagen
Keine lokale Software- oder Hardwareinstallation für diesen Prozess
Segeberger Kliniken
Hybride Zustellung von Lohndokumenten
2.100
Abrechnungen monatlich
43 %
digitale Zustellquote
84.000 €
kalkulatorischer Vorteil pro Jahr
Hybrider Betrieb seit 2019
Digitales HR-Portal plus postalischer DPAG-Fallback
Interner Durchlauf von rund einer Woche auf etwa 1,5 Tage verkürzt
Keine zusätzliche lokale Hardware oder Software für den Übertragungsweg
Mengen-, Versand-, Kosten- und Logdaten für den Monatslauf
Typische Einwände – direkt beantwortet.
SECUBASE ersetzt Ihr HR-System nicht. Der Einstieg erfolgt über vorhandene Daten und einen definierten Übergabepunkt. Kreutzer betreibt den nachgelagerten Dokumentenprozess.
Die beschriebenen Klinikreferenzen benötigen für den Übertragungs- und Outputprozess keine zusätzliche lokale Software- oder Hardwareinstallation. Die konkrete technische Umsetzung wird im Prozesscheck geklärt.
Ein Portal ist ein Zustellkanal. SECUBASE kann zusätzlich Datenübernahme, Dokumentenzuordnung, Papier-Fallback, Versandsteuerung, Reports und Nachweise übernehmen.
Genau dafür bleibt die postalische Zustellung als Fallback bestehen. Digital und Papier werden nicht als konkurrierende Welten, sondern als ein gemeinsamer Prozess betrieben.
Der Prozesscheck macht Datenwege, Rollen, Empfängergruppen, Versandkanäle, Nachweise und Voraussetzungen sichtbar. Das schafft eine belastbare Grundlage für interne Prüfung und Freigabe.
Im Prozesscheck werden Mengen, heutige Arbeitsschritte, Versandwege, Sonderfälle und Kostenbestandteile aufgenommen. Daraus lässt sich ein belastbarer Vergleich für Ihr Haus erstellen.
Prüfen Sie zuerst einen konkreten HR-Dokumentenprozess.
Wir klären Dokumentarten, Mengen, Datenwege, Zustellkanäle, Papier-Fallback, Nachweise und realistische Startvoraussetzungen. Danach wissen Sie, ob SECUBASE zu Ihrer Klinikstruktur passt.
SECUBASE von Kreutzer Dienstleistung GmbH
Dokumentenservice-Zentrale für kritische Dokumentenprozesse