Nein. Das bestehende HR- oder Abrechnungssystem bleibt führend. Im Prozess-Check wird festgelegt, wie Daten und Dokumente sicher an SECUBASE übergeben werden.
SECUBASE IN DER HR-WIRTSCHAFT
Personaldokumente sicher zustellen. Digital, postalisch oder hybrid.
SECUBASE übernimmt den operativen Dokumentenprozess zwischen Ihrem HR-System, den Beschäftigten und dem Zustellnachweis. Bestehende Systeme bleiben führend. Ihr HR-Team muss den Versand nicht mehr selbst organisieren.
Für Unternehmen ab 300 Mitarbeitenden. Deutschlandweit.
Was SECUBASE für HR übernimmt
Lohn- und Gehaltsabrechnungen sicher bereitstellen
Sozialversicherungsbescheinigungen und Personalanschreiben zustellen
Persönliche Sonderschreiben zuverlässig verarbeiten
Digitale und postalische Personalpost aus einem Prozess steuern
Mehrere Firmenstandorte, Werke, Filialen und Lager einheitlich versorgen
Status, Protokolle und Versandnachweise bereitstellen
30+ Jahre
Erfahrung im Outputmanagement
ca. 250
umgesetzte Kundenprojekte
ab 300 MA
für größere HR-Organisationen
hybrid
Portal und Papier in einem Ablauf
DER EIGENTLICHE ENGPASS
HR hat kein Versandproblem. HR hat ein Prozessproblem.
Die Dokumente entstehen im Abrechnungssystem. Danach beginnen oft manuelle Arbeit, Abstimmung und Risiko. Genau diesen Teil übernimmt SECUBASE als betriebene Dokumentenservice-Zentrale.
1
Lohnläufe, Bescheinigungen und Anschreiben müssen vollständig, termingerecht und richtig zugeordnet verarbeitet werden – auch über mehrere Gesellschaften und Firmenstandorte hinweg.
2
Nicht alle Beschäftigten können oder sollen ausschließlich digital erreicht werden. Getrennte Prozesse erhöhen den Aufwand.
3
Bei sensiblen Personaldokumenten reicht „ist raus“ nicht. HR benötigt kontrollierte Datenwege, Status und nachvollziehbare Ergebnisse.
KLARE ROLLEN
HR führt. SECUBASE betreibt.
Ihr HR- oder Abrechnungssystem bleibt die führende Quelle. SECUBASE übernimmt den kritischen Ablauf ab der sicheren Datenübergabe.
Stammdaten, Abrechnung, fachliche Freigabe und definierte Datenbereitstellung.
Prüfung, Verarbeitung, Zuordnung, Zustellkanal, Portalbereitstellung, Papierverarbeitung und Nachweise.
ANSCHLUSS AN IHRE BESTEHENDE PAYROLL
SECUBASE beginnt dort, wo Ihr Abrechnungssystem aufhört
SAP HCM, DATEV, LOGA oder vergleichbare Abrechnungssysteme bleiben führend. SECUBASE übernimmt den definierten Übergabepunkt und macht aus den erzeugten Dokumenten einen sicheren, zustellbaren und nachvollziehbaren Prozess.
SAP erzeugt die HR-Dokumente. SECUBASE übernimmt die vereinbarte Datenübergabe, Verarbeitung und Zustellung – ohne unnötige Eingriffe in das Kernsystem.
Auch Dokumente aus DATEV, LOGA und vergleichbaren Payroll-Systemen können über einen definierten Übergabeprozess digital oder postalisch bereitgestellt werden.
Im Prozess-Check klären wir Datenformat, Übergabeweg, Zuordnungsmerkmale und Freigaben. Entscheidend ist ein stabiler Übergabepunkt – nicht ein neues HR-System.
FÜR VERTEILTE BELEGSCHAFTEN
Ein Prozess für Werke, Filialen, Lager und mehrere Firmenstandorte
SECUBASE ist besonders dort sinnvoll, wo Büroarbeitsplätze, Produktion, Schichtbetrieb, Lager, Außendienst und dezentrale Standorte zusammenkommen. Der Zustellweg wird an die jeweilige Empfängergruppe angepasst, der Prozess bleibt einheitlich.
Industrie & Produktion
Schichtbetrieb, gewerbliche Mitarbeitende und kein täglicher PC-Zugang: SECUBASE stellt sicher, dass Dokumente auf dem passenden Weg ankommen – digital oder auf Papier.
Gemischte Belegschaft digital und Papier
Standortübergreifende Prozesse für Werke und Gesellschaften
SAP-Anschluss über einen definierten Übergabepunkt statt IT-Baustelle
Handel & Logistik
Filialen, Lager und dezentrale Belegschaften werden aus einem gemeinsamen HR-Dokumentenprozess versorgt – unabhängig davon, an welchem Standort die Mitarbeitenden arbeiten.
Filialnetze und dezentrale Standorte einheitlich steuern
Ein- und Austritte bei hoher Fluktuation sauber abbilden
Einheitlicher Zustellprozess trotz heterogener IT-Landschaft
SO FUNKTIONIERT DER BETRIEBENE PROZESS
Ein kontrollierter Ablauf statt einzelner Tools
1
Daten und Dokumente sicher übergeben
Gemeinsam wird geklärt, welche Daten aus welchem System bereitgestellt werden und wie die Übergabe abgesichert wird.
2
Dokumente prüfen und eindeutig zuordnen
SECUBASE übernimmt die technische Verarbeitung und ordnet Dokumente anhand der vereinbarten Merkmale den richtigen Empfängern zu.
3
Zustellweg und Standort automatisch steuern
Digitale Portalzustellung und postalische Zustellung werden aus derselben Datenbasis verarbeitet. Empfängergruppen, Gesellschaften, Werke, Filialen und Sondergruppen bleiben berücksichtigt.
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Bereitstellen, drucken und versenden
Digitale Personalpost wird geschützt bereitgestellt. Postalische Personalpost wird gedruckt, kuvertiert und für den Versand vorbereitet.
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Status und Nachweise an HR zurückgeben
HR erhält Protokolle und Übersichten über Datenübernahme, Verarbeitung, Zustellwege und Abschlussstatus.
FREIGEGEBENE DOKUMENTENPROZESSE
Diese HR-Dokumente können Sie über SECUBASE steuern
Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Digitale, postalische oder hybride Zustellung.
Sozialversicherungsbescheinigungen
Sichere Verarbeitung sensibler Nachweise.
Personalanschreiben
Serienbriefe und individuelle HR-Kommunikation.
Persönliche Sonderschreiben
Empfängerbezogene Unterlagen innerhalb des gleichen Prozesses.
Sonstige Personaldokumente
Nach Prüfung von Format, Zustellweg und Freigabe.
Digitale Personalpost
Geschützte Portalbereitstellung mit nachvollziehbarem Status.
Postalische Personalpost
Papier-Fallback und klassischer Versand bleiben erhalten.
Entscheidungsunterlagen
Informationen für Datenschutz, IT, Betriebsrat und kaufmännische Freigabe.
PRAXISBEWEIS HR WIRTSCHAFT
AVU Netz GmbH:
Ein HR-Prozess, zwei Zustellwege
Projekt in Zahlen
ca. 500
Beschäftigte
rund 800
Abrechnungen monatlich
80 Tage
Einführungsdauer
rund 99 %
Zustimmung zum Portalverfahren
Vom monatlichen Papierlauf zum hybriden Dokumentenprozess
Die AVU wollte Lohn- und Personaldokumente digital zustellen, ohne Beschäftigte auszuschließen und ohne den Papierweg vollständig aufzugeben. Portal- und Papierempfänger werden deshalb aus derselben Datenbasis verarbeitet.
Kreutzer übernimmt Datenannahme, Zuordnung, Portalbereitstellung, Druck, Kuvertierung, postalischen Versand und Protokollierung. Das geplante Budget wurde eingehalten. Seit der Einführung ist nach den vorliegenden Angaben kein Versandproblem dokumentiert.
Kundenzitat. Wird nach Freigabe ergänzt
FREIGABEFÄHIG STATT TECHNISCH ÜBERLADEN
Sicherheit muss intern erklärbar sein.
Übergabeweg, Verantwortlichkeiten und technische Voraussetzungen werden vor dem Start verbindlich geklärt.
Sichere Datenübertragung
Übergabeweg, Verantwortlichkeiten und technische Voraussetzungen werden vor dem Start verbindlich geklärt.
Keine unnötige Kernsystem-Operation
Bestehende HR- und Abrechnungssysteme bleiben führend. SECUBASE ergänzt den Zustellprozess.
Transparente Verarbeitung
HR erhält Übersichten, Protokolle und nachvollziehbare Abschlussinformationen.
Unterlagen für Mitentscheider
Technische Informationen und Entscheidungsvorlagen können für interne Prüfungen bereitgestellt werden.
SCHNELLER EINSTIEG, KLARE VORAUSSETZUNGEN
Viele Prozesse können innerhalb von 30 Tagen starten.
Das gilt, wenn Daten, Versandwege und Freigaben geklärt sind. Die 30 Tage sind kein pauschales Versprechen, sondern ein realistischer Startkorridor für klar definierte Prozesse.
1. Prozess abgrenzen
Dokumentarten, Volumen, Empfängergruppen, Termine und Sonderfälle festlegen.
2. Übergabe und Freigaben klären
Datenweg, Datenschutz, IT-Beteiligung und interne Entscheidungspunkte abstimmen.
3. Produktiven Lauf vorbereiten
Testdaten prüfen, Zustellwege einrichten und den ersten kontrollierten Lauf freigeben.
DER SECUBASE HR-PROZESS-CHECK
Was im Erstgespräch konkret geprüft wird
Der Prozess-Check ist kein allgemeines Verkaufsgespräch. Er klärt, ob und wie Ihr bestehender HR-Dokumentenprozess sicher betrieben werden kann.
1
Wir erfassen den heutigen Ablauf vom HR-System bis zum Empfänger.
Dokumentarten und Mengen
Versandtermine und Spitzenlasten
Manuelle Schritte und Fehlerquellen
2
Wir prüfen, welche Daten vorliegen und wie digital sowie postalisch gesteuert werden kann.
Datenformat und Übergabe
Portal- und Papierempfänger
Eintritte, Austritte und Sonderfälle
3
Wir benennen Voraussetzungen, Beteiligte und den nächsten belastbaren Schritt.
Datenschutz, IT und Betriebsrat
Testlauf und Abnahme
Startkorridor und Verantwortlichkeiten
HÄUFIGE FRAGEN
Was HR vor einer Entscheidung wissen will
Nein. Das bestehende HR- oder Abrechnungssystem bleibt führend. Im Prozess-Check wird festgelegt, wie Daten und Dokumente sicher an SECUBASE übergeben werden.
Ja. Genau dafür ist der hybride Prozess vorgesehen. Portal- und Papierempfänger können aus derselben Datenbasis verarbeitet werden.
Für definierte Empfängergruppen bleibt die postalische Zustellung möglich. Dadurch muss HR keine separate Nebenlösung aufbauen.
Die relevanten technischen und organisatorischen Informationen werden strukturiert bereitgestellt. Welche Prüfungen erforderlich sind, hängt von Ihrer Organisation und Ihrem konkreten Prozess ab.
Nein. Viele Prozesse lassen sich innerhalb von 30 Tagen starten, wenn Daten, Versandwege und Freigaben geklärt sind. Der Prozess-Check zeigt, ob diese Voraussetzungen bei Ihnen erfüllt werden können.
Prüfen Sie zuerst den Prozess. Nicht das nächste Tool.
SECUBASE von Kreutzer Dienstleistung GmbH
Dokumentenservice-Zentrale für kritische Dokumentenprozesse