Betriebskosten, UVI und Mitgliederpost raus – ohne Poststellenchaos.
SECUBASE übernimmt den Dokumentenprozess nach Ihrem Fachsystem: Datenübernahme, Verarbeitung, Papier- und Portalzustellung, Sonderfälle, Rückmeldungen, Nachweise und Archivanschluss.
SECUBASE ist die Dokumenten-Service Zentrale von Kreutzer. Ihre Fachsysteme bleiben führend. Kreutzer betreibt den Prozess.
Typische Startpunkte
Ausgangslage und Risiko
Das Dokument entsteht im Fachsystem. Der operative Engpass beginnt danach.
Betriebskostenabrechnungen, UVI, Mitgliederpost und Tagespost sind keine normalen Serienbriefe. Viele Datenquellen, Sonderfälle, Fristen und Empfängerwege müssen in einem kontrollierten Ablauf zusammengeführt werden.
Versandwellen belasten Fachbereiche und Poststellen.
Hohe Mengen treffen auf enge Zeitfenster, begrenzte Kapazitäten und viele manuelle Kontrollschritte.
Sonderfälle laufen außerhalb des Standardprozesses.
Leerstände, Auslandssendungen, Gewerbeeinheiten oder abweichende Zustellwege erzeugen Nebenlisten und Nacharbeit.
Papier und Portal müssen gleichzeitig funktionieren.
Nicht jeder Empfänger nutzt denselben Kanal. Ein digitaler Prozess braucht deshalb weiterhin einen geregelten Papier-Fallback.
Status und Nachweise liegen an verschiedenen Stellen.
Datenübergabe, Verarbeitung, Versand, Rückläufer und Archivierung werden häufig getrennt organisiert.
ERP- oder DMS-Projekte lösen den aktuellen Engpass nicht sofort.
Der operative Bedarf besteht bereits, während größere Systemvorhaben noch geplant oder umgesetzt werden.
SECUBASE als Lösungskategorie
Kein neues Fachsystem. Kein Lettershop. Ein betriebener Prozess.
SECUBASE schließt die Lücke zwischen Fachsystem, Fachbereich, Empfänger und Nachweis. Kreutzer übernimmt die operative Dokumentenverarbeitung. Ihr Unternehmen behält Fachlichkeit, Datenhoheit und Freigaben.
Bestehende Fachsysteme bleiben führend.
Daten und Dokumente werden über definierte Wege übernommen.
Papier, Portal und digitale Zustellung werden koordiniert.
Sonderfälle werden in der Prozesslogik berücksichtigt.
Rückmeldungen, Status und Nachweise werden nachvollziehbar.
Archiv- und DMS-Prozesse können angeschlossen werden.
Warum das für die Wohnungswirtschaft passt
Sie kaufen keine Bausteine. Sie geben einen kritischen Ablauf in Betrieb.
Der Nutzen entsteht nicht durch eine weitere Oberfläche oder eine einzelne Versandfunktion. Er entsteht, wenn der gesamte Ablauf zuverlässig funktioniert: Daten übernehmen, Dokumente richtig zuordnen, Sonderfälle aussteuern, zustellen, Status liefern und Unterlagen anschließend geordnet weitergeben.
Genau dafür wird SECUBASE von Kreutzer betrieben. Der Einstieg erfolgt über einen klar abgegrenzten Prozess. Weitere Dokumentarten können später auf derselben Betriebslogik aufbauen.
Zielgruppenspezifische Prozesse
Womit Wohnungsunternehmen konkret starten können
Die Prozesse werden nicht als Module verkauft. Entscheidend ist, welcher Ablauf heute Zeit, Sicherheit oder Nachvollziehbarkeit kostet.
1
Weniger Handarbeit bei großen Abrechnungsläufen
2
Regelmäßige Zustellung ohne zusätzlichen Prozessaufbau
3
Planbare Umsetzung auch bei komplexeren Sendungsanforderungen
4
Weniger manuelle Nebenwege im Tagesgeschäft
5
Digitaler Ausbau ohne Ausschluss einzelner Empfänger
6
Versand und Ablage werden als zusammenhängender Ablauf behandelt
Vorgehen und Startlogik
Vom Prozess-Check zum betriebenen Dokumentenlauf
Der Einstieg beginnt nicht mit einem Pflichtenheft für die gesamte Organisation. Zuerst wird ein konkreter, relevanter Dokumentenprozess abgegrenzt.
1
Prozess auswählen
Zum Beispiel Betriebskosten, UVI, Mitgliederpost oder Tagespost.
2
Daten und Wege klären
Datenquellen, Dokumenttypen, Empfängerwege, Mengen und Sonderfälle werden erfasst.
3
Testlauf und Freigabe
Verarbeitung, Zuordnung, Ausgabe, Rückmeldungen und Übergaben werden gemeinsam geprüft.
4
Prozess betreiben
Kreutzer übernimmt die vereinbarte Verarbeitung und liefert Status, Nachweise und geregelte Übergaben.
Viele SECUBASE-Prozesse lassen sich innerhalb von 30 Tagen starten, wenn Daten, Versandwege und Freigaben geklärt sind.
Welcher Dokumentenprozess bindet heute am meisten Zeit und Abstimmung?
Im Erstgespräch klären wir den konkreten Ablauf, die vorhandenen Daten, die Empfängerwege und einen realistischen Startpunkt.
Referenzen und Beweise
Zwei Wohnungsgenossenschaften. Zwei belastbare Betriebsprozesse.
Beide Referenzen zeigen, dass SECUBASE nicht bei Druck und Versand endet. Entscheidend ist die gesamte Prozesskette aus Datenübernahme, Verarbeitung, Zustellung, Status und nachgelagerter Bereitstellung.
HANSA Baugenossenschaft eG
Hamburg · Wohnungswirtschaft
ca. 93.000
Sendungen pro Jahr
seit 2012
Zusammenarbeit
Betriebskostenabrechnungen und UVI
Mieter-, Mitglieder- und Dividendenpost
Tagespost aus ImmoOffice mit Ampelsystem
Sichere Datenübertragung und definierter Rückkanal
Datenextraktion aus Versorgerrechnungen für BEKO-Folgeprozesse
Verarbeitung zu vereinbarten Fristen
Der Fall zeigt, wie unterschiedliche Dokumententypen und Fachverfahren in einem stabilen, erweiterbaren Betriebsprozess zusammengeführt werden
NEUE LÜBECKER Norddeutsche Baugenossenschaft eG
Lübeck · Wohnungswirtschaft
ca. 60.000
Schreiben pro Jahr
15.812
Wohnungen
Automatische Zusammenführung über die Mieternummer
Aussteuerung definierter Sonderfälle
Verschlüsselte Datenübertragung
Portooptimierte Produktion und Versandvorbereitung
Übergabe an die Deutsche Post AG innerhalb von zwei Tagen
Bereitstellung für die digitale Mieterakte
Der Fall zeigt, wie aus einem stark manuellen BEKO-Ablauf ein kontrollierter Prozess für Zuordnung, Sonderfälle, Versand und digitale Mieterakte wurde.
FAQ
Typische Fragen vor dem ersten Prozess-Check
Müssen wir unser ERP- oder wohnungswirtschaftliches Fachsystem ersetzen?
Nein. Die bestehenden Fachsysteme bleiben führend. SECUBASE übernimmt den nachgelagerten Dokumentenprozess über definierte Daten- und Dokumentenübergaben.
Ist SECUBASE eine Software, die unsere IT betreiben muss?
SECUBASE wird als betriebener Serviceprozess von Kreutzer bereitgestellt. Welche technische Anbindung erforderlich ist, wird für den ausgewählten Prozess geklärt.
Können Papier und digitale Zustellung parallel genutzt werden?
Ja. Portalzustellung und postalischer Versand können innerhalb derselben Prozesslogik kombiniert werden. So bleibt ein geregelter Papier-Fallback möglich.
Wie werden Sonderfälle behandelt?
Sonderfälle werden vor dem Produktivstart definiert und in die Prozesslogik aufgenommen. Dazu können beispielsweise abweichende Empfängergruppen, besondere Versandwege oder auszusteuernde Dokumente gehören.
Wer bleibt für Inhalte und fachliche Entscheidungen verantwortlich?
Ihr Unternehmen behält Fachlichkeit, Datenhoheit und Freigaben. Kreutzer übernimmt die vereinbarte operative Verarbeitung, Zustellung und Nachweislogik.
Wie werden Datenschutz und sichere Datenwege berücksichtigt?
Datenübertragung, Rollen, Zustellwege und erforderliche Schutzmaßnahmen werden vor dem Start verbindlich festgelegt. Die konkrete Ausgestaltung richtet sich nach dem Prozess und den beteiligten Dokumentarten.
Können Dokumente an unser DMS oder unsere digitale Mieterakte übergeben werden?
Ja, wenn die erforderlichen Übergaben, Datenstrukturen und Verschlagwortungen geklärt sind. Referenzprozesse zeigen sowohl DMS-Anschlüsse als auch die Bereitstellung für eine digitale Mieterakte.
Wie lange dauert der Einstieg?
Viele SECUBASE-Prozesse lassen sich innerhalb von 30 Tagen starten, wenn Daten, Versandwege und Freigaben geklärt sind. Der konkrete Zeitplan hängt vom ausgewählten Prozess und den vorhandenen Voraussetzungen ab.
Müssen wir sofort alle Dokumentenprozesse übertragen?
Nein. Der Einstieg erfolgt über einen klar abgegrenzten Prozess. Weitere Dokumentarten können ergänzt werden, wenn der erste Ablauf stabil funktioniert.
Nächster Schritt
Dokumentenprozess für Ihr Wohnungsunternehmen prüfen lassen
Wir klären Ihre Ausgangslage, den kritischen Prozess, vorhandene Datenwege, Sonderfälle und den nächsten realistischen Startpunkt.
SECUBASE von Kreutzer Dienstleistung GmbH
Dokumenten-Service Zentrale für kritische Dokumentenprozesse
